Humbug

Blog Humbug Josef Havelka
Meeting, briefing, brainstorming - hodina a dost!

Meeting, briefing, brainstorming - hodina a dost!

V tradičním korporátním i čerstvém start-upovém světě dělníků reklamy jsou schůzky na denním pořádku. Práce se tu zadává, vymýšlí, hodnotí. Ukazují se grafy, tabulky, myšlenky, obrázky, videa konkurence. Schůzky jsou prostě nepostradatelné. A stejně tak mohou být i otravné, nekonečné a vedoucí k úvahám o skoku z okna zasedačky.

Podle výzkumu, na který jsem narazila na stránce meetingking.com, udrží v prvních patnácti minutách schůzky pozornost až 91 procent lidí. Po tři čtvrtě hodině už je to jen něco přes šedesát procent. Když meeting trvá víc než dvě hodiny bez přestávky, plně se soustředit vydrží jen skutečně odolní a agilní jedinci. Sami si toho na nějaké příští schůzce všímejte - zhruba po hodině se lidé začnou ošívat, kontrolují displeje svých mobilů, jestli jim nepřibyl lajk, zdánlivě nenápadně se dívají na hodinky a denní meníčko oblíbené restaurace, kreslí si do notýsku klikáháky a sem tam je přistihnete, jak prázdným pohledem hledí z okna nebo kamsi za flipchart. 

Blbé je, že existují lidé, kteří mají velmi rádi vlastní hlas a to, co říká. Jsou prakticky nezastavitelní. Jednu myšlenku dokáží říct tisíci různými způsoby. Jsou mistry odboček. Vzpomínají, prokládají svůj monolog historkami, používají rčení, citáty a metafory, a taky rádi skáčou do řeči ostatním. Ale i v případě, že jste brilantním řečníkem, mluvíte k věci, vtipně a zajímavě, existuje však riziko, že i vás lidi přestanou poslouchat, protože hovoříte až příliš dlouho.

Co s tím? Experti radí se na schůzku pečlivě připravit. Ten, kdo schůzku vede, si má stanovit cíl, jenž má meeting splnit. Chcete dojít k nějakému rozhodnutí, nebo jen tak diskutovat? Vymezte si také jasný čas, kdy má schůzka skončit, a nepřetahujte ho. 

Taky není úplně moudré svolávat na schůzky příliš mnoho lidí. Zakladatel Amazonu Jeff Bezzos třeba zavedl pravidlo „dvou pizz.” Znamená to, že byste neměli pořádat meeting, na kterém by se z dvou pizz nenajedli všichni (osobně bych to pravidlo upravila na jednu pizzu, ale ok). Proč je méně lidí více? Protože ve větší skupině dochází k tříštění odpovědnosti a lidé se hůře dobírají společného konsenzu. A jsou méně efektivní. Podle výzkumu v Severní Karolíně, který citoval časopis Forbes, složil dvoučlenný tým stavebnici Lega o šestnáct minut dříve než tým čtyřčlenný!

A ještě poslední otázka, než budete plánovat poradu: Je opravdu nutná? Nestačí oběhnout pár stolů, domluvit se s konkrétními lidmi, nebo napsat mail? Nad kafem a koláčky pak radši proberte nový příšerný svetr kolegyně nebo si posteskněte, že od toho nového filmu jste čekali víc. Anebo si společně složte to Lego.